Xí nghiệp Dịch vụ Điện lực Hà Tĩnh với quá trình Chuyển đổi số

Năm 2021 là năm mà EVN thực hiện chủ đề: “Chuyển đổi số trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”. Là một đơn vị thuộc EVN, công tác chuyển đổi số của Xí nghiệp Dịch vụ Điện lực Hà Tĩnh (XNDVĐL Hà Tĩnh) đang diễn ra một cách đồng bộ trên nhiều phương diện.

Bối cảnh của nền kinh tế số hiện nay, đòi hỏi EVN và các đơn vị thành viên với mô hình truyền thống phải có sự thay đổi mạnh mẽ để tiếp tục tồn tại và phát triển. Thời gian qua XNDVĐL Hà Tĩnh đã tích cực thực hiện Chuyển đổi số, các hoạt động quản lý thủ công bằng sổ sách, giấy tờ sẽ chuyển sang quản lý bằng hình thức điện tử đó là hệ thống văn phòng điện tử  Eoffice 3.0; hệ thống quản lý các loại hình dịch vụ (MSM); phần mềm quản lý nhân sự (HRMS); phần mềm hóa đơn điện tử… Một loạt các công nghệ mới được triển khai áp dụng  thay thế cho các công nghệ cũ lạc hậu, tận dụng sức mạnh của công nghệ số, dữ liệu số để gia tăng hiệu quả hoạt động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, nâng cao năng suất lao động trong toàn Xí nghiệp. 

Về công tác quản trị văn phòng phần mềm Eoffice 3.0 tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, kho dữ liệu, danh bạ, lịch công tác tuần… Việc khai thác tối đa tiện ích Eoffice 3.0 đã đáp ứng kịp thời cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Ban Giám đốc XNDVĐL Hà Tĩnh. Thông qua phần mềm Eoffice 3.0, chất lượng các văn bản thường xuyên được rà soát, kiểm tra, hạn chế đến mức thấp nhất sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày cũng như nội dung văn bản theo quy định chung trong EVN. Các văn bản, giấy tờ được truyển tải và giải quyết nhanh chóng, việc in ấn tài liệu cho các cuộc họp trong Xí nghiệp cũng được tiết kiệm triệt để, tránh lãng phí không cần thiết. Theo số liệu thống kê từ đầu năm 2021 đến nay, hệ thống Eoffice XNDVĐL Hà Tĩnh ghi nhận đã xử lý 500 văn bản đến, 80 văn bản đi. Trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định thì Ban giám đốc XNDVĐL Hà Tĩnh đã thực hiện ký số 90% đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, các đồng chí Trưởng phòng, tổ đội trực thuộc đang trong quá trình chạy thử chữ ký số các biên bản.

Về công tác tài chính, phần mềm hóa đơn điện tử được coi là cải cách lớn giúp tinh giản hoạt động của bộ phận kế toán, đẩy nhanh phương thức thanh toán, hạn chế khó khăn khi đối chiếu với sổ sách, giấy tờ truyền thống, giảm rủi ro nhầm lẫn và sai sót trong những mùa quyết toán cao điểm của Xí nghiệp. Từ đầu năm 2021đến nay đã có 110 hóa đơn điện tử của nhiều loại hình dịch vụ được thực hiện trên phần mềm và gửi trực tiếp đến khách hàng một cách nhanh chóng.

 

Về công tác nhân sự, 100% người lao động sử dụng thành thạo phần mềm HMRS cập nhật các thông tin cá nhân, tình trạng sức khỏe, thay đổi công tác, lịch sử bảo hiểm… Công nghệ được áp dụng vào quản trị nhân sự tạo ra một giải pháp mới cho bước chuyển mình của hoạt động quản lý nguồn nhân lực, giải pháp nhân sự không chỉ còn là những quy trình thủ công phức tạp với vô vàn hồ sơ sổ sách nữa mà chỉ cần 1 thao tác nhỏ trên máy tính.

Về công tác báo cáo, tất cả mọi số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp đã được số hóa và trao đổi với các phòng ban chức năng của Công ty một cách nhanh chóng, đúng thời hạn giúp cho Lãnh đạo Công ty có được đánh giá toàn diện, chính xác hoạt động của đơn vị theo từng tuần, từng quý.

Về công tác đào tạo nguồn nhân lực, Xí nghiệp tiếp tục đẩy mạnh công tác truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV, tăng cường đào tạo, học tập, tham gia các cuộc thi qua hệ thống Elearning, tham gia đầy đủ các buổi tập huấn và chia sẻ kinh nghiệm của Công ty, Tổng công ty tổ chức.

 

Hành trình chuyển đổi số đòi hỏi toàn thể XNDVĐL Hà Tĩnh vừa triển khai vừa có sự điều chỉnh cho phù hợp. Các phòng và tổ đội trực thuộc cần tiếp tục tìm tòi, suy nghĩ, đổi mới cách làm trong tư duy chuyển đổi số để việc thực hiện công việc tại  đơn vị ngày càng nhanh hơn, hiệu quả hơn, phấn đấu mang lại chất lượng dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.